秘書への転職理由の書き方｜キャリアプラン別の例文も紹介
2024/10/21
秘書に転職したいけど、転職理由に何を書けばいいかわからないと悩んでいる方はいらっしゃるのではないでしょうか。
秘書に転職するためには、ポジティブな転職理由がポイントです。
今回の記事では、秘書の仕事内容や秘書に求められるスキル、秘書の転職理由でアピールすべき点と、伝える際に大切なポイントをご紹介します。キャリアプラン別の例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
▼この記事でわかること
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秘書の仕事内容
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秘書に求められるスキル
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秘書の転職理由でアピールすべき点
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秘書の転職理由を伝える際に大切なポイント
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秘書の転職理由の例文をキャリアプラン別に紹介
秘書への転職を考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
秘書への転職ではポジティブな理由をわかりやすく伝えるべき
秘書の転職理由を書く上で重要なのは、ポジティブな理由をわかりやすく伝えることです。
ネガティブな理由や不満を述べるのではなく、前向きな姿勢を示すことで採用担当者に良い印象を与えられます。
また、具体的なエピソードや今後のキャリアプランを交えて伝えることで、転職への意欲をより強くアピールすることも可能です。
秘書を選んだあなたのキャリアプランや仕事に対する価値観や企業への志望度を明確にし、ポジティブに伝えましょう。
秘書の仕事内容
ここでは、主な仕事内容を4つご紹介します。
▼秘書の仕事内容
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仕事内容①｜スケジュール管理・調整
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仕事内容②｜電話・メール対応
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仕事内容③｜来客対応
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仕事内容④｜資料作成や情報収集
それでは、秘書の仕事内容を1つずつ見ていきましょう。
仕事内容①｜スケジュール管理・調整
上司や役員のスケジュール管理・調整を行うことも仕事の1つです。会議や出張、アポイントメントなどの予定を把握し、能率的なスケジュールを組むことが求められます。
状況に応じて、複数の関係者との調整や、急な予定変更にも柔軟に対応できる能力も必要です。正確な情報管理能力や、状況判断能力、コミュニケーション能力が求められます。
仕事内容②｜電話・メール対応
電話やメール対応を通じて、社内外とのコミュニケーションを円滑に進めるのも秘書の仕事です。
外部からの問い合わせや依頼、社内からの連絡など、様々な対応を行います。相手に応じて適切な言葉遣いや対応を心掛けることはもちろん、状況に応じて上司や役員に取り次ぐなどの判断力も必要です。
また、近年では、Google MeetやZoom、Teamsなどを活用したコミュニケーションも増加しており、これらのツールを使いこなすスキルも求められます。
仕事内容③｜来客対応
秘書は、来客対応を通じて会社の顔として振る舞います。お客様を丁寧に出迎え、お茶出しや案内などを行うだけでなく、状況に応じて上司や役員への取り次ぎや会議室の準備なども行います。
会社の第一印象を左右する重要な役割であり、高いコミュニケーション能力やホスピタリティ精神、臨機応変な対応力が求められます。
仕事内容④｜資料作成や情報収集
会議資料やプレゼンテーション資料の作成、必要な情報の収集などを行うことも仕事の1つです。
上司や役員からの指示に基づき、正確かつ迅速に資料を作成する能力はもちろん、必要な情報を効率的に収集し、上司や役員に的確に伝える能力も求められます。
インターネットやデータベース、社内資料などを活用し、必要な情報を収集・分析する情報収集能力も重要なスキルです。
秘書に求められるスキル
▼秘書に求められるスキル
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スキル①｜人をサポートする能力
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スキル②｜スケジュール管理能力
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スキル③｜情報収集能力
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スキル④｜マルチタスク力
それでは、秘書に求められるスキルを1つずつ見ていきましょう。
スキル①｜人をサポートする能力
秘書は、上司や役員をサポートする役割を担います。そのため、相手の立場に立って物事を考え、必要なサポートを提供できる能力が求められます。
また、コミュニケーション能力や気配り、ホスピタリティ精神なども重要です。
上司や役員の仕事の効率化やストレス軽減に貢献できるよう、常に気を配り、状況に応じて適切なサポートを提供できる能力が求められます。
スキル②｜スケジュール管理能力
複雑なスケジュールを管理し、調整する能力も秘書には必要です。その他には以下のような能力が求められます。
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複数の予定を効率的に管理する能力
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急な予定変更にも柔軟に対応できる能力
また、時間管理能力や優先順位付け能力なども必要です。スケジュール管理は、秘書の仕事の重要な役割の一つであり、正確性や効率性が求められます。
スキル③｜情報収集能力
秘書は、必要に応じて情報を収集し、上司や役員に的確に伝える能力が求められます。
インターネットや書籍、社内資料など、様々な情報源から必要に応じて、効率的に情報を収集し、整理する能力が必要です。
また、情報を取捨選択し、上司や役員にとって本当に必要な情報を提供する能力も求められます。
スキル④｜マルチタスク力
秘書は、複数の業務を同時並行で進めることが求められます。そのため、以下のような能力が重要になります。
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マルチタスク能力
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優先順位付け能力
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状況に応じて柔軟に対応できる能力
電話対応をしながら来客対応を行う、資料作成をしながら情報収集を行うなど、複数の業務を効率的にこなし、正確に処理する能力が求められます。
秘書の転職理由を伝える際には、以下の4つのポイントを意識することが大切です。
▼秘書の転職理由を伝える際に大切なポイント
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ポイント①｜ポジティブな言葉で表現する
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ポイント②｜具体的なエピソードを添える
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ポイント③｜質問の意図を理解し簡潔に答える
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ポイント④｜熱意を持って話す
それでは、秘書の転職理由を伝える際に大切なポイントを1つずつ見ていきましょう。
ポイント①｜ポジティブな言葉で表現する
冒頭でも述べた通り、転職理由は、前向きな言葉で表現することで、採用担当者に良い印象を与えられます。例えば、「より幅広い業務に挑戦できる環境を求めて転職を決意しました」
のように、前向きな理由を明確に伝えましょう。
ポイント②｜具体的なエピソードを添える
転職理由を伝える際には、具体的なエピソードを添えることで、説得力が増します。例えば、
「前職では、役員の海外出張の手配を担当し、無事に成功させることができました。この経験を通じて、海外出張の手配業務に自信を持つことができ、さらにスキルアップしたいと考えています。」
のように、具体的な経験を交えて伝えることで、採用担当者にあなたの能力や実績をアピールできます。
ポイント③｜質問の意図を理解し簡潔に答える
面接では、転職理由について様々な質問がされる可能性があります。
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「なぜ転職をしようと思ったのですか？」
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「前職で苦労したことは何ですか？」
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「なぜうちの会社を選んだのですか？」
など、様々な角度から質問されることを想定しておきましょう。
質問の意図を理解し、簡潔に答えるように心掛けておくことが大切です。また、長々と話すのではなく、要点を絞って伝えることで、採用担当者に良い印象を与えられます。
ポイント④｜熱意を持って話す
転職への熱意を伝えることも大切です。あなたの言葉や表情、態度から、転職への意欲や熱意が伝われば、採用担当者に良い印象を与えられます。
企業の理念やビジョンに共感した点、企業の成長に貢献したいという思いなどを具体的に話し、熱意を伝えましょう。
秘書の転職理由の例文をキャリアプラン別に紹介
【経験者】大手秘書→ベンチャー秘書
前職では、大手企業の役員秘書としてスケジュール管理や出張手配、資料作成など幅広い業務を担当し、秘書業務の基礎をしっかりと身につけることができました。
しかし、より裁量権を持って業務に取り組み、自分自身の成長に繋げたいという思いが強くなり、貴社への転職を希望しました。
貴社は、ベンチャー企業でありながらも、○○業界で着実に成長を遂げている点に魅力を感じています。
これまでの経験を活かしながら、貴社のさらなる発展に貢献したいと考えています。
【経験者】ベンチャー秘書→大手秘書
これまでベンチャー企業で、幅広い業務に携わってきました。
秘書業務はもちろん、人事や総務など、様々な業務を経験する中で、秘書業務を専門的に深めたいという気持ちが強くなりました。
貴社では、秘書業務が分業化されており、それぞれの分野に特化した専門性を高められると感じ、応募いたしました。
【未経験者】営業事務→秘書の場合
前職では、営業事務として顧客対応や書類作成、データ入力などを行い、コミュニケーション能力や事務処理能力を磨くことができました。
秘書という仕事に興味を持ったのは、様々な業務を通じて会社全体をサポートできる点に魅力を感じたからです。
また、貴社が推進している○○事業に大変興味があり、秘書としてその事業に携わりたいと考えています。
未経験ではありますが、持ち前の責任感と向上心を持って、秘書業務を学び、成長していきたいと考えています。
まとめ
今回の記事では、秘書の仕事内容や秘書に求められるスキル、秘書の転職理由でアピールすべき点、秘書の転職理由を伝える際に大切なポイントを幅広くご紹介しました。
秘書の転職で重要なのはポジティブな理由をわかりやすく伝えることです。前職の不満などネガティブな理由を述べるのではなく、将来のことを見据えたポジティブな理由を明確に伝えましょう。
