事務職への転職の面接対策｜よく聞かれる質問や回答例を解説

2025/01/31

事務職への転職を進めていく中で必要になるのが「面接対策」ですよね。

事務職の面接では、企業が求める人物像から逆算して回答することが重要です。事前に聞かれる質問を想定し、回答を用意しておきましょう。

今回の記事では、事務職の面接の流れやよく聞かれる質問、その回答例をご紹介します。
 

▼この記事でわかる内容

• 事務職の面接の流れ

• 事務職の面接でよく聞かれる質問と回答例

• 事務職の面接で気を付けるべきポイント

• 逆質問の際に聞きたいおすすめ質問

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事務職の面接の流れ

面接を成功させるには、事前の準備が必要不可欠です。まずは面接の流れを把握しておきましょう。ここからは、事務職の面接の流れを7つのステップに分けてご紹介します。

 

▼事務職の面接の流れ

• STEP①｜最初の挨拶・アイスブレイク

• STEP②｜自己紹介

• STEP③｜これまでの経歴・経験に関する質問

• STEP④｜志望動機や転職理由に関する質問

• STEP⑤｜逆質問

• STEP⑥｜面接終了・退室

STEP①｜最初の挨拶・アイスブレイク

1. ドアを3回ノックし、どうぞと言われたら「失礼いたします」と言って入室する

2. ドアの方を向いてドアを閉める

3. ドアを閉めたら面接官の方を向き、お辞儀をする

4. 椅子の横まで進み、「〇〇と申します。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」と挨拶する

5. 「お掛けください」と言われたら「失礼いたします」と言って着席する

STEP②｜自己紹介
 

STEP③｜これまでの経歴・経験に関する質問

ここでは、これまでの経歴や経験について具体的に説明を求められます。

過去の経験を話す際には、経験を通して得られたスキルや知識を具体的に説明し、職務経歴書の内容と矛盾がないように、ポジティブな表現で話すことが重要です。

企業が求める人物像から逆算して、転職した後に活用できるスキルなどもアピールしておくと良いでしょう。

STEP④｜志望動機や転職理由に関する質問
 

STEP⑤｜逆質問

逆質問は、積極性や熱意を示す良い機会です。事前に質問をいくつか用意しておきましょう。

具体的に何を質問すれば良いかわからないという方のために、後ほど具体例をいくつかご紹介します。
 

STEP⑥｜面接終了・退室

面接が終わったら、「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝え、荷物を持って退室しましょう。

退室する際には、「失礼いたします」と挨拶し、静かにドアを閉めます。コートなどは面接会場を出てから着るようにしましょう。

事務職の面接でよく聞かれる質問と回答例

面接では、さまざまな内容が質問されます。事前に回答を考えておき、当日焦らないようにしておきましょう。ここからは、事務職の面接でよく聞かれる質問と回答例をご紹介します。

 

▼事務職の面接でよく聞かれる質問と回答例

• 質問①｜これまでの経歴を教えてください

• 質問②｜志望動機を教えてください

• 質問③｜事務職が担う役割は何だと考えますか

• 質問④｜これまでの仕事で課題に感じたことと、乗り越えた方法を教えてください

• 質問⑤｜事務職で活かせるスキルは持っていますか

質問①｜これまでの経歴を教えてください

これまでの経歴や経験を聞かれた際には、具体的な業務内容やエピソードを交えて話すのがポイントです。

経験だけを話すのではなく、転職後に活かせることをアピールし、ポジティブな印象を与えましょう。
 

▼回答例

大学卒業後、〇〇株式会社に就職し、営業事務として3年間勤務いたしました。主な業務内容は、受発注業務、電話対応、来客対応、資料作成などです。

その後、△△株式会社に転職し、経理事務として2年間勤務いたしました。ここでは、仕訳入力、請求書処理、月次決算補助などの業務を担当しておりました。

これらの経験を通して、基礎的な事務処理能力やリスク管理能力などを磨いてまいりました。貴社に入社した際には、これまで培ってきた能力を活かし、生産性向上に取り組んでまいります。

質問②｜志望動機を教えてください

志望動機を聞かれたら、なぜ事務職を志望するのか、なぜその企業を選んだのか、入社後にどのような貢献をしたいのかを具体的に話しましょう。

事前に企業が求める人物像を理解しておき、その企業でなくてはダメな理由を答えることが意欲を伝えるポイントです。

▼回答例

前職では〇〇業界で〇年間、事務職として勤務し、主に受発注業務、電話対応、来客対応、資料作成業務を担当しておりました。

御社は〇〇という強みをお持ちであり、〇〇という点に魅力を感じました。

前職では〇〇という実績を残し、〇〇というスキルを習得しております。これらの経験を活かし、御社の一層の発展に貢献したいと考え志望いたしました。

御社においても、正確かつ迅速な業務遂行に努め、周囲との連携を密に図りながら、チームワークを大切にして業務に取り組んでまいります。

＞＞事務職を目指す志望動機の書き方｜未経験転職で書けない人でも分かる例文を紹介。
 

質問③｜事務職が担う役割は何だと考えますか

▼回答例

事務職は、会社の円滑な運営を支えるため、会社全体の生産性向上に貢献することが役割だと実感しております。

例えば、正確なデータ入力や書類作成を通して、「気づかないうちに楽になっている」といった業務効率化やコスト削減などを図ります。また、電話対応、来客対応などをそつなくこなすことで、他の社員が業務に集中できる環境を整えています。

事務職なくしてはどの企業もスムーズに回らない、というほど、その会社の真髄を担わせていただいている仕事だと考えております。

質問④｜これまでの仕事で課題に感じたことと、乗り越えた方法を教えてください

この質問では、求職者が問題・課題を自主的に発見し、解決する姿勢があるかが問われています。

過去の経験から、課題にどのように対応してきたのかを説明することで、問題解決能力をアピールしましょう。

▼回答例

以前の職場では、入力作業など細かな業務量の増加により、残業時間が増えるという課題がありました。そこで、業務効率化のために業務フローの見直しやExcelのマクロを活用した自動化を提案し、作業効率化に取り組んでまいりました。

その結果、残業時間を削減することができ、社員の休日増加にもつながりました。働き方の改善に貢献することができました。

質問⑤｜事務職で活かせるスキルは持っていますか

この質問では、事務処理能力、コミュニケーション能力、PCスキルなど、事務職に活かせるスキルを具体的に説明しましょう。

漠然とした説明ではなく、具体的なスキル名や経験、エピソードなどを盛り込むことで能力を効果的にアピールできます。

▼回答例

私は日商PC検定の2級を保有しており、特にExcelを使ったデータ活用とPowerPointを活用した資料作成を得意としております。
例えば、以前の職場では、顧客の属性や購入履歴などのデータをExcelで分析し、ピボットテーブルで可視化することで、どの顧客層にどのような商品を販売すればよいかを明確にいたしました。

その結果、効果的なキャンペーンを実施することができ、売上を10%向上させることができました

事務職で活かせるスキルについては、以下の記事で詳しくご紹介していますので参考にしてみてください。

＞＞事務職の転職におすすめな資格8選｜未経験でも有利になる資格とは？国家資格も紹介

事務職の面接で気を付けるべきポイント

事務職の面接で気を付けるべきポイントは多岐にわたりますが、ここでは特に注意すべきポイントを3つご紹介します。
 

▼事務職の面接で気を付けるべきポイント

• ポイント①｜面接の基本的なマナーをおさらいしておく

• ポイント②｜服装や髪型など、身だしなみに注意する

• ポイント③｜企業が求める人物像から逆算して回答する

ポイント①｜面接の基本的なマナーをおさらいしておく

時間厳守や忘れ物をしないことはもちろん、基本となるあいさつや声のトーン、目線の合わせ方など、細かいマナーにも注意が必要です。

オンライン面接の場合もあるため、接続を切るタイミングなどのマナーの確認も忘れずに行いましょう。
 

ポイント②｜服装や髪型など、身だしなみに注意する
 

面接では、清潔感のある身だしなみが重要です。服装はスーツで行くのが一般的ですが、オフィスカジュアルでも良い場合もあるため事前に確認しておきましょう。

また、服装だけでなく髪型も重要です。髪が長い方はうしろでまとめ、ヒゲは綺麗に剃りましょう。
 

ポイント③｜企業が求める人物像から逆算して回答する
 

面接では、自分本位の回答をするのではなく、志望する企業が求める人物像をよくリサーチしておき、そこから逆算して回答することが大切です。

企業のホームページや求人情報などから、企業が求める人物像を把握し、それに合わせて回答を準備しましょう。企業理念やビジョン、求める人物像などを事前に理解しておくことで、自分と会社のミスマッチを防げますし、必然的に面接官に響く回答につながります。

逆質問の際に聞きたいおすすめ質問

逆質問では、何を聞けば良いか迷ってしまいますよね。ここでは、逆質問の際におすすめな質問をいくつかピックアップしてご紹介します。

 

• 入社前に勉強しておいた方が良いことはありますか

• 研修制度について詳しく教えてください

• どのようなキャリアパスがありますか

• 女性が働きやすい環境づくりについて、どのような取り組みをされていますか

• 部署内でのチームワークやコミュニケーションはどのように図られていますか

• 入社後、どのようなスキルを身につけることができますか

• 会社の今後のビジョンや目標について教えてください

• 社員の方々が仕事でやりがいを感じている点はどのようなところですか

• ワークライフバランスについて、どのような取り組みをされていますか

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