事務職は未経験でも転職できる？事務職に向いている人や歓迎されるスキル。

2024/10/21

事務に転職したいけど、未経験でもできるのか不安という方へ。結論からお伝えすると、事務職は未経験でも挑戦できる職業です。

事務職に向いている人や身につけておくべきスキルを学ぶことで、未経験でも転職を成功させることができます。

今回の記事では、事務職の種類や事務職が向いている人の特徴、事務職の転職で意識するポイント、身につけておくと歓迎されるスキルや資格を幅広くご紹介します。

▼この記事でわかること

事務職の種類
事務職が向いている人の特徴
事務職の転職で意識するべきポイント
身につけておくと歓迎されるスキルや資格

未経験から事務職を目指したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

https://anajinzai.recruitment.jp/pickup/detail/id=1047

事務職の仕事は未経験でも始められる

多くの企業では事務処理の効率化や正確性を重視しており、未経験者であっても基本的なPCスキルやコミュニケーション能力があれば積極的に採用しています。

特に、一般事務やデータ入力などの業務は、未経験者でも比較的取り組みやすいでしょう。

また、事務職は幅広い業界や企業で必要とされているため、自分の興味や適性に合わせて様々な分野の仕事を選ぶことができます。

ただ、厚生労働省『一般職業紹介状況(令和6年8月分)』によると、有効求人倍率が低い、つまり事務職の求人１件に複数の求職者数が応募している状況です。そのため、転職市場では希望者が全員事務職になれるわけではありません。

参考：一般職業紹介状況（令和6年8月分）について｜厚生労働省

そのため、しっかり面接対策を実施して自身の適正をアピールするようにしましょう。

事務職の種類

事務職と一言で言っても、その仕事内容は多岐にわたります。主な事務職の種類としては、以下のようなものがあります。

▼事務職の種類

種類①｜一般事務
種類②｜営業事務
種類③｜総務人事事務
種類④｜経理事務

それでは、事務職の種類を1つずつ見ていきましょう。

種類①｜一般事務

一般事務は、事務職の中でも最も幅広い業務を担当する職種です。企業の円滑な運営を支えるために、様々な業務を行います。

具体的な仕事内容としては、電話対応、来客対応、書類作成、データ入力、ファイリング、資料作成、郵便物の発送、備品管理などがあります。

これらの業務を通して、社内外の多くの人と関わる機会があり、コミュニケーション能力が求められます。

また、正確に情報を処理し、ミスなく業務を遂行するための事務処理能力も必要です。一般事務は、他の事務職と比べて専門的な知識やスキルが求められることは少ないため、未経験者でもチャレンジしやすい職種と言えるでしょう。

種類②｜営業事務

営業事務は、営業部門に所属し、営業担当者の業務をサポートする職種です。

営業担当者が営業活動に専念できるよう、様々な業務を担います。企業の売上増加に貢献できる、やりがいのある仕事です。主な業務内容としては以下の通りです。

受発注業務
顧客管理
資料作成
電話・メール対応
来客対応

種類③｜総務人事事務

総務人事事務は、社員が働きやすい環境を整えるための業務を担当する職種です。企業の「裏方」として、様々な業務を行います。

具体的な仕事内容としては、備品管理、郵便物の発送、電話対応、来客対応、社内イベントの企画・運営、従業員の勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生など多岐にわたります。

総務人事事務は、会社全体に関わる業務が多いため、幅広い知識やスキルが求められます。また、社内外の多くの人と関わる機会があるので、高いコミュニケーション能力も必要です。

種類④｜経理事務

経理事務は、企業の会計処理に関する業務を担当する職種です。企業の財務状況を把握し、経営をサポートするために、正確な会計処理を行います。

具体的な仕事内容としては、伝票処理、入出金管理、売掛金・買掛金管理、決算業務、税務申告などがあります。

経理事務は、正確に数字を扱う能力や、会計に関する知識が求められます。簿記の資格を持っていると、就職活動で有利になるでしょう。

事務職が向いている人の特徴

ここからは、事務職が向いている人の特徴を4つご紹介します。

▼事務職が向いている人の特徴

特徴①｜定例業務を正確に作業できる
特徴②｜事務所内で円滑にコミュニケーションが取れる
特徴③｜臨機応変に対応できる
特徴④｜マルチタスクで業務ができる

それでは、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

特徴①｜定例業務を正確に作業できる

事務処理のルーティンワークには正確性が求められます。そのため、自分自身がミスをしないことはもちろん、ミスに気が付くための集中力を維持して業務に取り組める人が求められます。

落ち着いて目の前の仕事に集中して正確に仕事を進めることで、手戻りをなくし、結果として生産性を高めることができます。また、細やかな部分に気づいて仕事の目的に合わせて必要な修正点について提案や確認をする力も重要です。

特徴②｜職場内で円滑にコミュニケーションが取れる

事務職は、社内外の多くの人と関わる機会があります。そのため、相手に失礼のない言葉遣いを心がけ、円滑にコミュニケーションを取れる人が求められます。

チームで仕事をすることも多いため、積極的にコミュニケーションを取り、協力して業務を進めることができる人を求められます。社内で良好な人間関係を築くことで、周囲が働きやすい環境を作ることも、事務職の重要な役割の1つです。

特徴③｜臨機応変に対応できる

事務職の仕事では、急な依頼やトラブルが発生することもあります。そのため、状況に合わせて柔軟に対応できる人が求められます。

事務職は、前工程の状況次第で臨機応変な対応が求められることもあります。予期せぬ事態が発生した場合でも優先順位を判断し、状況に応じて適切な対応を取る必要があります。

特徴④｜マルチタスクで業務ができる

事務職は、多岐にわたる業務内容をこなし、様々な依頼に同時に対応する必要があります。

例えば、電話対応をしながら来客対応をし、さらに上司から頼まれた資料作成を進める、といった状況は日常茶飯事です。

このような状況下でも、冷静に優先順位を付け、複数の業務を効率的に並行処理できるマルチタスク能力が求められます。

未経験から事務職に転職する場合、以下のポイントを意識することで、転職活動をスムーズに進めることができます。

▼事務職の転職で意識するべきポイント

ポイント①｜自分のスキルや得意なことを棚卸する
ポイント②｜志望動機や自己PRを作成する
ポイント③｜その先のキャリアプランを考える

それでは、意識するべきポイントを詳しく見ていきましょう。

ポイント①｜自分のスキルや強みを棚卸する

事務職に活かせるスキルや経験は、人それぞれです。

まずは、自分のスキルや得意なことを整理し、どのような仕事内容に適性があるのかを考えましょう。例えば、PCスキル、コミュニケーション能力、事務処理能力、語学力など、様々なスキルが事務職で活かされます。

自分の強みを把握することで、自信を持って面接に臨むことができます。また、自己PRや志望動機を作成する際にも役立ちます。

ポイント②｜志望動機や自己PRを作成する

なぜ事務職に転職したいのか、自分の強みや能力をどのように活かせるのかを明確に伝えられるように、志望動機や自己PRを作成しましょう。

企業の求める人物像と、自分のスキルや経験を結びつけ、入社意欲を効果的にアピールすることが重要です。

未経験者の場合、「事務処理能力には自信がある」「PCスキルを活かして、業務効率化に貢献したい」「コミュニケーション能力を活かして、社内外の多くの人と連携を取りながら仕事を進めたい」といったように、具体的なスキルや経験を挙げてアピールすると良いでしょう。

ポイント③｜中長期的なキャリアプランを考える

事務職として、どのようなキャリアを築いていきたいのかを考えましょう。

キャリアプランを明確にすることで、目標に向かって努力することができます。事務職は、専門性を高めることで、キャリアアップを目指せる職種です。

例えば、一般事務からスタートし、総務事務や経理事務、人事事務など経験を積むことで、専門性の高い事務職にキャリアチェンジすることも可能です。また、管理的な業務経験はマネジメントスキルにつながり、リーダーや管理職を目指すこともできます。

身につけておくと歓迎されるスキルや資格

事務職に転職する際に、身につけておくと歓迎されるスキルや資格は多岐にわたりますが、ここからは以下の3つのスキルをご紹介します。

▼身につけておくと歓迎されるスキルや資格

スキル①｜コミュニケーションスキル
スキル②｜Microsoft OfficeなどのOAスキル
スキル③｜簿記や秘書検定、ITパスポートなどの資格
スキル④｜語学関係の資格

それでは、身につけておくと歓迎されるスキルや資格を詳しく見ていきましょう。

スキル①｜コミュニケーションスキル

事務職では、電話やメールで、社内外の人とコミュニケーションを取る機会が多くあります。

相手に要件が正確に伝わるように、簡潔で分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。また、相手の状況を理解し、適切な対応をすることも重要です。

例えば、電話対応では、相手の名前を復唱したり、要件をメモしたりすることで、聞き間違いを防ぐことができます。また、メールでは、件名と本文を簡潔にまとめ、誤字脱字がないかを確認してから送信することも重要です。

スキル②｜Microsoft OfficeなどのOAスキル

WordやExcelなどのOfficeソフトは、事務処理に欠かせないツールです。

基本的な操作方法を習得しておくことはもちろん、関数やマクロなどの応用スキルを身につけておくと、さらに活躍の幅が広がります。

Wordでは、ビジネス文書や報告書など、様々な文書を作成することができ、Excelでは、データ入力や集計、グラフ作成などを行うことができます。また、PowerPointでは、プレゼンテーション資料を作成することが可能です。OfficeソフトなどのOAスキルを習得して、事務職の転職に繋げましょう。

スキル③｜簿記や秘書検定、ITパスポートなどの資格

簿記や秘書検定、ITパスポートなどの資格は、事務処理の知識やスキルを証明するものです。これらの資格を取得することで、就職活動で有利になる可能性があります。

例えば、簿記は企業の会計処理に関する知識を証明する資格です。経理事務になりたいという方は簿記２級以上を取っておくと有利になります。

このように、事務職の中でもどの種類の事務になりたいのか考え、それに合った資格を取得するようにしましょう。

スキル④｜語学関係の資格

グローバル化が加速する中、事務職においても語学力はますます重要視されています。語学関係の資格は、あなたの語学力を客観的に証明する有効な手段となります。

英語関連では、TOEIC、TOEFL、IELTS、英検など、様々な資格があります。その他、中国語やフランス語など、業務で使用する可能性のある言語の資格取得も検討してみましょう。

語学力は、海外とのやり取りや外国人社員とのコミュニケーションなど、幅広い業務で役立ちます。

また、語学学習を通して得られる異文化理解力やコミュニケーション能力の向上は、事務職として働く上で大きなプラスになります。

まとめ

今回の記事では、事務職の種類や事務職が向いている人の特徴、事務職の転職で意識するポイント、身につけておくと歓迎されるスキルや資格を幅広くご紹介しました。

事務職は、未経験でも始めることができる職種です。コミュニケーションスキルやMicrosoft OfficeなどのOAスキル、簿記や秘書検定、ITパスポートなどの資格取得も視野に入れて、転職に向けた準備を進めましょう。

求人情報の詳細はこちら

記事一覧へ戻る